Willkommen auf der Mitarbeiterseite

  • 🏠 Dein zentraler Anlaufpunkt

    Diese Seite ist dein zentraler Anlaufpunkt für alles, was du für einen sicheren und reibungslosen Arbeitsalltag benötigst. Hier findest du wichtige tägliche Aufgaben, aktuelle Updates sowie Sicherheits- und Warnhinweise, damit du bestens informiert bleibst.

  • ⚙️ Updates

    Auf dieser Seite erhältst du auch alle wichtigen Unternehmens- und IT-Updates auf einen Blick. Ob neue Sicherheitsrichtlinien, anstehende Wartungsarbeiten oder unerwartete Systemausfälle – hier bleibst du stets auf dem neuesten Stand. Zudem findest du aktuelle Warnhinweise zu Cyber-Bedrohungen oder Betrugsversuchen, damit du sofort reagieren kannst. Falls dir etwas Verdächtiges auffällt, kannst du dies direkt über die Seite melden.

  • 📅 Tägliche To-Dos

    Zu deinen täglichen To-Dos gehört es, dein E-Mail-Postfach regelmäßig auf relevante Informationen und mögliche Sicherheitswarnungen zu überprüfen.

  • 🛡️ 2-Faktor-Authentifizierung

    Beim Einloggen in firmeneigene Systeme solltest du stets die Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen, um deine Daten bestmöglich zu schützen. Ebenso ist es wichtig, alle Programme und Geräte aktuell zu halten, da regelmäßige Updates Sicherheitslücken schließen.

  • 🚨 Cyber Security

    Zusätzlich gibt es interaktive Inhalte, mit denen du dein Wissen über Cybersicherheit testen kannst. Ein Phishing-Simulationstest hilft dir, potenziell gefährliche E-Mails zu erkennen, und ein Cybersecurity-Quiz zeigt dir, wie sicher du im digitalen Raum unterwegs bist.

    Mach hier deinen Test 
  • 👀 "it depends on you"

    Sicherheit beginnt bei jedem Einzelnen. Indem du aufmerksam bleibst und die bereitgestellten Informationen nutzt, trägst du aktiv dazu bei, unsere Systeme und Daten zu schützen. Bleib informiert, handle verantwortungsbewusst und unterstütze dein Team dabei, eine sichere Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

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🏬 Filiale Plus-City / Aufgaben

Chatty App öffnen

Öffne die Chatty-App in deinem Browser um so Notifications zu erhalten, wenn ein Kunde mit einem Mitarbeiter sprechen/schreiben möchte.

Chatty (Chatfunktion + Browser-Notifications)

Wichtige Info zur Chatty-App und Benachrichtigungen

Wenn ein Kunde im Chat ausdrücklich einen echten Mitarbeiter sprechen möchte, erscheint unten rechts im Browser eine Benachrichtigung.

👉 Wichtig: Diese Benachrichtigung nicht einfach wegklicken! Bitte draufklicken, um den Chat zu öffnen und den Kunden direkt zu übernehmen.

💡 Solche Benachrichtigungen erscheinen nur, wenn ein echter Mitarbeiter angefordert wird – also nicht, solange die KI den Chat führt.

🔁 Voraussetzung: Die Chatty-App muss im Browser geöffnet sein (am besten in einem eigenen Tab offen lassen).

Fotos mit Kunden machen

Frage deinen Kunden, ob er mit dir gemeinsam ein Foto macht und wir es posten dürfen. Dabei stellt ihr euch irgendwo hinter einen passenden Hintergrund (das darf jedes Mal gerne ein anderer Hintergrund im Geschäft sein). Während ein weiterer Mitarbeiter das Foto machen wird, stellst du dich neben den Kunden und am Besten hält der Kunde den erworbenen Artikel vor sich und zeigt es in die Kamera. Sende das Bild via WhattsApp in die "machsport Social-Media" Gruppe.

Bitte Kund:innen diese Einverständniserklärung unterzeichnen lassen und susanne.vogl@mach-sport.com zur Ablage senden. Hier downloaden.

Tablett Ladestatus und einschalten

Überprüfe den Ladestatus des Tabletts und schalte es ein. Über das Tablett werden Termine zur Laufstilanalyse aufgerufen, welche über die Homepage der Plus-City gebucht wurden.

Schuhe Paargleichheit achten

Ob beim Verräumen oder für den Versand!

Bitte achte darauf, dass in der Schuhschachtel der korrekte Schuh enthalten ist und Paargleichheit besteht. Gerade beim Probieren von Schuhen kann es passieren, dass die Schuhe falsch verpackt werden. Achte stets beim Verräumen darauf, dass die korrekten Schuhe in der dazugehörigen Schuhschachtel sind und Paargleichheit herrscht.

Kunden um Google-Bewertungen bitten

Bitte Kunden, die du gut beraten hast oder wo du das Gefühl hast, dass da alles passt, um eine Bewertung auf Google. Google-Bewertungen sind essentiell und beeinflussen viele Faktoren für den Erfolg der Website. Bitte die Kunden, die Bewertung noch im Geschäft zu machen und unterstütze sie eventuell dabei.

🏬 Filiale Linz / Aufgaben

Chatty App öffnen

Öffne die Chatty-App in deinem Browser um so Notifications zu erhalten, wenn ein Kunde mit einem Mitarbeiter sprechen/schreiben möchte.

Chatty (Chatfunktion + Browser-Notifications)

Wichtige Info zur Chatty-App und Benachrichtigungen

Wenn ein Kunde im Chat ausdrücklich einen echten Mitarbeiter sprechen möchte, erscheint unten rechts im Browser eine Benachrichtigung.

👉 Wichtig: Diese Benachrichtigung nicht einfach wegklicken! Bitte draufklicken, um den Chat zu öffnen und den Kunden direkt zu übernehmen.

💡 Solche Benachrichtigungen erscheinen nur, wenn ein echter Mitarbeiter angefordert wird – also nicht, solange die KI den Chat führt.

🔁 Voraussetzung: Die Chatty-App muss im Browser geöffnet sein (am besten in einem eigenen Tab offen lassen).

Schuhe Paargleichheit achten

Ob beim Verräumen oder für den Versand!

Bitte achte darauf, dass in der Schuhschachtel der korrekte Schuh enthalten ist und Paargleichheit besteht. Gerade beim Probieren von Schuhen kann es passieren, dass die Schuhe falsch verpackt werden. Achte stets beim Verräumen darauf, dass die korrekten Schuhe in der dazugehörigen Schuhschachtel sind und Paargleichheit herrscht.

Kunden um Google-Bewertungen bitten

Bitte Kunden, die du gut beraten hast oder wo du das Gefühl hast, dass da alles passt, um eine Bewertung auf Google. Google-Bewertungen sind essentiell und beeinflussen viele Faktoren für den Erfolg der Website. Bitte die Kunden, die Bewertung noch im Geschäft zu machen und unterstütze sie eventuell dabei.

Fotos mit Kunden machen

Frage deinen Kunden, ob er mit dir gemeinsam ein Foto macht und wir es posten dürfen. Dabei stellt ihr euch irgendwo hinter einen passenden Hintergrund (das darf jedes Mal gerne ein anderer Hintergrund im Geschäft sein). Während ein weiterer Mitarbeiter das Foto machen wird, stellst du dich neben den Kunden und am Besten hält der Kunde den erworbenen Artikel vor sich und zeigt es in die Kamera. Sende das Bild via WhattsApp in die "machsport Social-Media" Gruppe.

Bitte Kund:innen diese Einverständniserklärung unterzeichnen lassen und susanne.vogl@mach-sport.com zur Ablage senden. Hier downloaden.

🚨 Cyber Security

Verdacht auf Cyberangriff?

Bleib ruhig und melde verdächtige E-Mails, fremde Zugriffe oder ungewöhnliches Verhalten sofort an die IT-Abteilung. Lieber einmal zu viel als zu wenig!

Sichere Passwörter & Passwort-Manager

Nutze starke, einzigartige Passwörter mit mindestens 12 Zeichen. Verwende einen Passwort-Manager, um deine Zugangsdaten sicher zu speichern und automatisch auszufüllen.

Phishing & Social Engineering erkennen

Hacker nutzen gefälschte E-Mails oder Nachrichten, um an deine Daten zu kommen. Achte auf ungewohnte Absender, dringende Aufforderungen und verdächtige Links. Niemals Anhänge von unbekannten Quellen öffnen!

Updates & Software-Sicherheit

Halte deine Geräte und Programme immer auf dem neuesten Stand. Updates schließen Sicherheitslücken und schützen vor Hackerangriffen.

Sichere Nutzung von Firmen-E-Mails & Cloud-Diensten

Nutze Firmen-E-Mails nur für geschäftliche Zwecke. Speichere keine sensiblen Daten in unsicheren Cloud-Diensten oder versende sie unverschlüsselt.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

2FA ist aktiviert. Beim Login mit office(at)mach-sport.com wirst du nach einem 6-stelligen Code gefragt. Diesen bekommt Philipp auf sein Handy. Er stellt diesen dann in den Gruppenchat bzw. kannst du ihn bei ihm erfragen.

USB-Sticks & externe Geräte

Schließe keine unbekannten USB-Sticks oder Geräte an deinen PC an. Nutze verschlüsselte Speichermedien, wenn du sensible Daten transportierst.

🛒 Bestellungen + Onlineshop

Powershot: Drop-Shipping by Lynxsport

Die Produkte von Powershot sind bei Lynxsport mittels Drop-Shipping zu bestellen. Im B2B-Bereich von Lynxsport kannst du die Kundenlieferadresse eingeben.

Salta: Drop-Shipping by Salta

Die Produkte von Salta sind bei Salta mittels Drop-Shipping zu bestellen. Im B2B-Bereich von Salta kannst du die Kundenlieferadresse eingeben.

Merchandising-Bestellungen FC Blau-Weiß Linz

Merchandising-Bestellungen werden bitte nur auf die Kdnr. von FC Blau-Weiß Linz (2009214) gebucht, wenn auch das Kind dort spielt. Alle anderen Verkäufe (Mitglieder & sonstige Kunden) werden auf private Kdnr. oder mittels einfachem Beleg verkauft.

Produktverwaltung – wichtig zu beachten (Akitv - Entwurf - Archiviert)

Nur ausgewiesene Mitarbeiter:innen dürfen Produkte im System deaktivieren.

Wenn ein Produkt nicht mehr aktiv sein soll, bitte nicht auf „Entwurf“ setzen, sondern immer auf „archiviert“.

  • 👉 Hintergrund: „Entwurf“ bedeutet, das Produkt ist nicht fertiggestellt – bzw. wird nach Fertigstellung veröffentlicht.
  • „Archiviert“ hingegen kennzeichnet das Produkt als inaktiv, bleibt aber dokumentiert und nachvollziehbar.

Bei Fragen zur Berechtigung oder Vorgehensweise wendet euch bitte an die IT oder Philipp Hehenberger.

Produktpflege & -Kontrolle vor Versand

👟 1. Paargleichheit bei Schuhen prüfen

Kontrolliere, ob beide Schuhe:

  • Die gleiche Größe haben.
  • Dasselbe Modell und dieselbe Farbe sind.
  • Gleich beschaffen sind (z. B. keine Material- oder
    Verarbeitungsunterschiede).

🔍 Tipp: Beide
Schuhe nebeneinanderstellen und genau vergleichen.

🧼 2. Sauberkeit der Ware

Die Artikel müssen sauber und in einwandfreiem Zustand sein.

Achte auf:

  • Keine Klebereste, Staub oder Flecken.
  • Keine sichtbaren Mängel oder Gebrauchsspuren.
  • Besonders: Sohlen und Oberflächen bei Schuhen reinigen, falls nötig.

🏷️ 3. Preisetiketten prüfen und ggf. entfernen

  • Hat der Artikel ein sichtbares Preisetikett?
  • Vergleiche den Preis auf dem Etikett mit dem Verkaufspreis der Onlinebestellung.

❗ Wenn der Etikettpreis niedriger ist:➡️ Etikett entfernen, sauber und ohne Rückstände.

📦 4. Letzter Check vor dem Verpacken

  • Artikel ordentlich verpacken (z. B. Schuhe im Originalkarton).
  • Zubehör beilegen (z. B. Beutel, Ersatzteile).
  • Lieferschein kontrollieren.
  • Saubere, unbeschädigte Versandverpackung verwenden.

 

Folgende Produktarten dürfen NICHT gelistet oder neu eingepflegt werden (gilt auch für BWL)

😎 Sonnenbrillen

  • Sonnenbrillen unterliegen strengen gesetzlichen Anforderungen gemäß
    EU-Norm EN ISO 12312-1.
  • Für eine Listung müssten wir detaillierte technische Informationen vom Hersteller vorliegen haben (u. a.
    Filterkategorie, UV-Schutz, CE-Kennzeichnung).
  • Aktuell verzichten wir auf die Aufnahme, da diese Informationen meist fehlen oder nicht geprüft sind.

🔥 Feuerzeuge

  • Feuerzeuge gelten rechtlich als Gefahrgut (UN 1057) und unterliegen besonderen Lager-, Versand- und Kennzeichnungspflichten.
  • Versand über Standarddienstleister wie DHL, DPD oder Post ist nur
    eingeschränkt oder gar nicht möglich.
  • Zudem gelten Altersfreigabe- und Sicherheitsregelungen, die derzeit nicht umgesetzt sind.

 

Manuelle Auftragserfassung in Shopify

Wenn im Shopify Aufträge/Bestellaufträge manuell erfasst werden, bitte immer Liefer- und Rechnungsadresse anführen.

Hintergrund ist wie folgt: Für die Buchhaltung werden die Ausgangsrechnungen per CSV übermittelt und wenn Liefer- und Rechnungsadresse fehlen, kommt es beim Import der Buchungsdatei zu einer Fehlermeldung.

🏷️ Rabatte

Vereinsmitgliedskarten & Vivocard

Mit der Vivocard, bzw. sonstigen Vereinsmitgliedskarten (ausgenommen FC Blau-Weiß Linz und HC LINZ AG selbst), erhält man auf Produkte von FC Blau-Weiß Linz und HC LINZ AG keinen Rabatt.

Rabatte FC Blau-Weiß Linz & HC LINZ AG

Nur FC Blau-Weiß Linz und HC LINZ AG (Spieler) erhalten auf die Produkte von FC Blau-Weiß Linz und HC LINZ AG einen Rabatt von 10% auf Merchandising-Kollektion.

Hier werden wichtige gestzliche Bestimmungen veröffentlicht.

⚖️ Gesetzliche Bestimmungen + Lieferantenverträge

GPSR: Warn- und Sicherheitshinweise anführen

Betrifft vor allem Produkte für BWL und ähnliche Produkte. Warn- und Sicherheitshinweise sind unbedingt anzufüren. Eines der bekanntesten Hinweise ist zb "Von Kindern entfernt aufbewahren etc." und betrifft beispielsweise Feuerzeuge, Messer, Medikamente, Tabletten, gewisse Sportnahrungsprodukte sowie Produkte die für Kinder und andere Menschen gefährlich sein können. Betrifft aber auch Produkte, für dessen Anwendung eine Warnung ausgesprochen werden muss. Bitte bevor also Produkte live gestellt werden um Erkundigung beim Produzenten/Bezugsquelle, ob Produkt Warn- und Sicherheitshinweise aufweist. Wenn ja, diese bitte an andreas.lindpointner@mach-sport.com weiterleiten.

Barrierefreiheit im Onlineshop – kurz erklärt

Unser Shop wurde auf Barrierefreiheit umgestellt. Das bedeutet:

Wir sorgen dafür, dass der Shop auch für Menschen mit Einschränkungen leicht nutzbar ist – z. B. für Personen mit Sehbehinderung, motorischen Einschränkungen oder kognitiven Beeinträchtigungen.

  • Typische Maßnahmen sind z. B.:
  • gut lesbare Schriftgrößen und Kontraste
  • Bedienung per Tastatur möglich
  • Alternativtexte für Bilder
  • logische Seitenstruktur

🎯 Ziel: Alle Kund:innen sollen den Shop gleichberechtigt nutzen können – unabhängig von ihren Fähigkeiten oder technischen Hilfsmitteln.

👉 Wichtig für euch: Wenn euch Stellen auffallen, die nicht barrierefrei wirken oder technische Probleme auftauchen (z. B. unlesbare Texte, fehlende Alternativtexte, unklare Navigation): Bitte direkt an die IT wenden.

So können wir gemeinsam dafür sorgen, dass unser Shop inklusive und nutzerfreundlich bleibt.

Hinweis zum selektiven Vertriebsweg

Für bestimmte Marken gelten besondere Vertriebsrichtlinien im Rahmen eines selektiven Vertriebssystems. Für dich ist dies von informeller Natur, denn die Produktpflege- und Vermarktung wird durch die IT- und Marketingabteilung gesteuert.

Das bedeutet konkret:

  • 🛑 Produkte folgender Marken dürfen NICHT auf Drittplattformen wie z. B. Amazon, eBay oder vergleichbaren Verkaufsplattformen angeboten oder verkauft werden.
  • Dazu zählen alle Plattformen, auf denen der Verkauf direkt über ein Marktplatzsystem an Endkunden erfolgt, also nicht über eigene Onlineshops oder eigene Vertriebskanäle.

❗ Warum?

Diese Marken setzen auf einen selektiven Vertriebsweg, um:

  • die Markenintegrität zu schützen,
  • eine kontrollierte Preis- und Qualitätspräsentation sicherzustellen,
  • und den Vertrieb über autorisierte Händler zu begrenzen.

✅ Was ist erlaubt?

  • Der Verkauf über eigene Online-Shops oder stationäre Geschäfte ist in der Regel erlaubt, sofern die jeweiligen Markenvorgaben eingehalten werden.
  • Der Vertrieb darf nur über vom Hersteller genehmigte Kanäle erfolgen.

⚠️ Was ist nicht erlaubt?

  • Das Anbieten oder Verkaufen dieser Produkte auf Drittplattformen wie: Amazon, eBay, Rakuten oder
  • andere ähnliche Verkaufsportale

Verstöße gegen diese Vorgaben können rechtliche
Konsequenzen oder den Verlust von Händlerrechten zur Folge haben.

Folgende Marken unterliegen einem selektiven Vertriebsweg

  • Brooks
  • Mizuno

Markenschutz "Red Bull". Wording verboten!

Bitte beachtet, dass der Name „Red Bull Leipzig“ rechtlich problematisch ist, da die Red Bull GmbH die Rechte an der Marke „Red Bull“ hält - sowohl Logo als auch Text. In Deutschland ist es verboten, „Red Bull Leipzig“ in Bezug auf den Fußballverein zu verwenden.

Was ihr wissen solltet:

  • Erlaubt: Die korrekte Bezeichnung ist „RB Leipzig“. Diese ist die offizielle Bezeichnung des Vereins und kann ohne rechtliche Bedenken verwendet werden. Bitte also bei der Advarics in der Produktpflege bereits darauf achten. Bestehende Produkte im Webshop habe ich bereits geändert!
  • Nicht erlaubt: Die Verwendung von „Red Bull Leipzig“ in unserem Webshop, auch ohne Logos, könnte zu markenrechtlichen Problemen führen. Lieber auf Nummer sicher gehen und es vermeiden! Ich habe dazu auch bereits Abmahnungen finden können.

Bitte stellt sicher, dass ihr nur „RB Leipzig“ verwendet, um rechtliche Konflikte zu vermeiden. Diese Regelung gilt für alle Texte, Produkte und Beschreibungen im Zusammenhang mit dem Verein RB Leipzig.

Nutzungsregeln für die WhatsApp-Gruppenchats

📱 Whatsapp

Datenschutz und Vertraulichkeit

  • Es dürfen keine Kundendaten (z. B. Namen, Adressen, Telefonnummern) in der Gruppe geteilt werden. Stattdessen bitte ausschließlich die Bestellnummer senden.
  • Keine Fotos, Dokumente oder Screenshots, die personenbezogene Daten von Kunden oder Geschäftspartnern enthalten, dürfen über die Gruppe verbreitet werden.
  • Betriebsinterne Informationen, die sensibel oder vertraulich sind, dürfen nicht in der Gruppe besprochen oder weitergeleitet werden.
  • Neben Kundendaten dürfen auch keine Mitarbeiterdaten (z. B. Krankmeldungen, private Adressen, Kontaktdaten) in der Gruppe geteilt werden.
  • Inhalte aus dem Gruppenchat dürfen nicht außerhalb der Gruppe weitergeleitet oder kopiert werden (z. B. in andere private Chats oder soziale Medien).

Umgang und Kommunikation

  • Die Kommunikation in der Gruppe soll respektvoll, sachlich und kollegial erfolgen.
  • Spam, private Werbung oder private Inhalte, die nichts mit dem Betrieb zu tun haben, sind unerwünscht.


Geräte und App-Nutzung

  • Die Nutzung erfolgt über private Endgeräte auf eigene Verantwortung.
  • Es wird empfohlen, regelmäßige Updates von WhatsApp durchzuführen und Sicherheitsfunktionen wie Bildschirmsperre und Verschlüsselung zu aktivieren.
  • Die Gruppe dient ausschließlich der internen Kommunikation zwischen Mitarbeitenden des Unternehmens.
  • Die Nutzung erfolgt freiwillig. Es entstehen daraus keine Verpflichtungen zur ständigen Erreichbarkeit.

Verantwortung

  • Die Hauptverantwortung für die WhatsApp-Gruppe liegt bei der Geschäftsführung.
  • Jede/r Teilnehmer/in ist selbst dafür verantwortlich, mit den geteilten Informationen sorgfältig und vertraulich umzugehen.
  • Bei Unsicherheiten über Inhalte, die geteilt werden sollen, ist Rücksprache mit der Geschäftsleitung zu halten.


Änderungen und Anpassungen

  • Diese Nutzungsregeln können bei Bedarf angepasst werden.
  • Änderungen werden auf der internen Mitarbeiterseite bekanntgegeben.
  • Die Geschäftsführung informiert die Gruppenmitglieder aktiv bei Änderungen/Anpassungen(z. B. bei neuen Datenschutzvorgaben).


Formulare zum Download

📋 Formular

Einverständniserklärung zur Verwendung von Foto- und Videoaufnahmen

Hier downloaden.

Begleitschreiben Rückgabeinformationen für Kund:innen

Begleitschreiben für Paketversand hier downloaden.

Dein anonymes Feedback an Philipp

Hier hast du die Möglichkeit, Philipp anonym eine Mitteilung zu senden. Du kannst Lob, Kritik, Vorschläge oder einfach Gedanken loswerden – ganz ohne deinen Namen nennen zu müssen.

Das Ziel ist, offen und ehrlich miteinander umzugehen – auch dann, wenn es schwerfällt. Dein Feedback hilft dabei, Dinge anzusprechen, die sonst vielleicht unausgesprochen bleiben, und gemeinsam die Zusammenarbeit weiterzuentwickeln.

Egal, ob es um Arbeitsprozesse, Teamstimmung oder persönliche Eindrücke geht – jede Rückmeldung ist willkommen und wird vertraulich behandelt.


Infos zum Formular

Name: Kein Pflichtfeld. Wenn du magst, kannst du deinen Namen angeben – oder das Feld einfach leer lassen.

E-Mail: Wenn du anonym bleiben möchtest, gib bitte anonym@mach-sport.com oder eine andere fiktive Adresse ein.

Anonymes Feedback an Philipp